Eine Bestellung kann sowohl physische als auch finanzielle Transaktionen erfassen und hat daher drei Buchungsoptionen: "Lieferung", "Rechnung" und "Lieferung und Rechnung". Aus diesem Grund können Sie die Transaktionen zu verschiedenen Zeitpunkten erfassen, zum Beispiel beim Ausstellen einer Zahlung vor dem Wareneingang. Ist für den Einkaufsprozess keine separate Erfassung der physischen Transaktion erforderlich, kann der Einkauf mit einer Einkaufsrechnung oder in einem Fibu Buch.-Blatt verarbeitet werden.
Abhängig von der Art des Einkaufs oder von dem Workflow, der mit dem Kreditor vereinbart wurde, können Einkaufsprozesse mit einer Einkaufsanfrage oder mit einer Rahmenbestellung beginnen.
In einigen Umgebungen werden die Waren, die an einen Debitor verkauft werden, direkt vom Kreditor geliefert, unter Umgehung des Lagerbestands des Unternehmens. Dies kann durch Verwendung der Direktlieferungsfunktion oder Erstellen von Spezialaufträgen erreicht werden, die den Einkauf mit dem Verkauf verknüpfen.
Neben der Eingabe und Verwaltung von Einkaufsbeleginformationen erhalten Sie auch Unterstützung beim Treffen von Einkaufsentscheidungen. So können Sie beispielsweise den Auftrag oder die Bestellung ermitteln, auf den bzw. auf die der Bedarf für die eingekauften Waren zurückzuführen ist. Darüber hinaus stehen unterschiedliche Möglichkeiten zum Analysieren der Kreditoren- oder Artikelstatistik zur Verfügung.
Zu den weiteren Einkaufsverarbeitungsfeatures zählen Genehmigungsworkflow, der Einkauf von Fremdarbeit sowie Intercompany-Einkaufsvorgänge.
Die folgende Tabelle enthält eine Abfolge von Aufgaben sowie Links zu den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden. Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in der Regel ausgeführt werden.
| Aufgabe | Informationen |
|---|---|
Einkaufen von Waren, ohne eine separate Buchung von Wareneingang und Einkaufsrechnung vornehmen zu müssen | |
Erstellen Sie eine Einkaufsrechnung, um Ihre Vereinbarung mit dem Kreditor zu erfassen, bestimmte Produkte unter speziellen Lieferungs- und Zahlungsbedingungen zu kaufen, mithilfe der vereinfachten Funktionen Microsoft Dynamics NAV. | |
Erstellen einer Einkaufsrechnung für alle oder ausgewählte Zeilen in einer Verkaufsrechnung, mithilfe der vereinfachten Funktionen in Microsoft Dynamics NAV. | |
Anfordern eines Angebots von einem Kreditor über bestimmte Artikel oder Services | |
Manuelles Erstellen einer Bestellung, ohne vorheriges Angebot oder vorherigen Rahmenauftrag | Vorgehensweise: Manuelles Erstellen von Einkaufsbestellungen |
Einrichten einer Vereinbarung mit einem Kreditor über den Kauf großer Mengen eines Artikels, die in mehreren kleineren Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg geliefert werden sollen | |
Schnelles Erstellen einer Bestellung auf der Grundlage einer vorhandenen Einkaufsanfrage | Vorgehensweise: Umwandeln von Einkaufsanfragen in Einkaufsbestellungen |
Erstellen einer Bestellung durch Umwandeln einer Rahmenbestellung zu mindestens einer Bestellung | Vorgehensweise: Umwandeln von Rahmenbestellungen in Einkaufsbestellungen |
Anzeigen der Statistik einer Rahmenbestellung, um die Anzahl der erstellten und der noch verbleibenden Bestellungen zu ermitteln | |
Erhalten von Informationen zur Berechnung des Wareneingangsdatums | |
Kopieren von Belegzeilen aus anderen Einkaufsbelegen | |
Schnelles Erstellen wiederkehrender Bestellungs- oder Rechnungszeilen mithilfe von standardmäßigen Einkaufscodes für Kreditoren | Vorgehensweise: Einfügen von Standardeinkaufszeilen in Belegen |
Berechnen des erfassten Kreditorenrechnungsrabatts für eine Einkaufszeile beim Eingeben des Artikels und der Menge | |
Erstellen und Verarbeiten einer Bestellung, die mit einem Auftrag verknüpft ist, um sicherzustellen, dass die Artikel vom Kreditor direkt an den Debitor versendet werden | |
Erstellen einer Spezialbestellung für einen bestimmten Katalogartikel, der unter Umgehung des Lagers an einen Debitor versendet werden soll | |
Überprüfen des Bedarfsverursachers und des entsprechenden Bedarfs, um sicherzustellen, dass beispielsweise ein Auftrag mit dem eingekauften Artikel erfüllt werden kann | |
Anzeigen von Informationen zu einem Einkaufsbeleg - beispielsweise Bemerkungen, Kreditorendetails oder gebuchte Posten | Vorgehensweise: Anzeigen zusätzlicher Informationen über Einkaufsbelege |
Anzeigen der Einkaufsbelegstatistik - beispielsweise der Anzahl eingegangener und fakturierter Artikel oder grundlegender Kreditoreninformationen | |
Informieren der Lagermitarbeiter über einzulagernde eingekaufte Artikel durch Erstellen einer Lagereinlagerung oder eines Wareneingangs | |
Vorbereiten und Senden eines gebuchten Einkaufsbelegs an ein angeschlossenes Unternehmen (beispielsweise die Muttergesellschaft) zur Konsolidierung | Vorgehensweise: Ausfüllen und Senden von Intercompany-Verkaufsbelegen und -Einkaufsbelegen |
Buchen des Einkaufs als eingegangen und/oder fakturiert | |
Stornieren der Mengenbuchung einer Einkaufslieferung, wenn der Einkaufsbeleg noch nicht fakturiert wurde | Vorgehensweise: Stornieren der Mengenbuchung gebuchter Wareneingänge |
Verarbeiten von Bestellungen, die von der Arbeitsgangplanung für vergebene Fertigungsarbeitsgänge erstellt wurden | |
Empfangen von elektronischen Belegen in einem standardisierten Format, das Sie in den entsprechenden Einkaufsbelegdatensatz in Microsoft Dynamics NAV umwandeln. | Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren |