Die Bestellung ist ein Eckpfeiler der Einkaufsverwaltungsfunktionalität. Generell kann über eine Bestellung sowohl eine physische Transaktion als auch eine Finanztransaktion erfasst werden. Bestellungen können aus Einkaufsanfragen und Rahmenbestellungen generiert oder manuell erstellt werden.

Einkaufsbestellungen aus Anfragen und Rahmenbestellungen generieren

Einkaufsanfragen werden in der Regel als Bestellentwurf erstellt, in dem Sie den Preis, die Verkaufsbedingungen und die Artikelbeschreibung des Kreditors erfassen können. Muss das Lager aufgefüllt werden, sendet der Lagerverwalter möglicherweise eine Anforderung an die Einkaufsabteilung, von der eine Anfrage erstellt wird. Wird diese akzeptiert, kann sie in eine Bestellung umgewandelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Einkaufsanfragen sowie unter Vorgehensweise: Umwandeln von Einkaufsanfragen in Einkaufsbestellungen.

Rahmenbestellungen stellen ein Gerüst für eine Vereinbarung zwischen Ihnen und einem Kreditor dar. Rahmenbestellungen werden in der Regel dann erstellt, wenn Sie sich zur Abnahme großer Mengen eines Artikels verpflichtet haben, die Sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg in mehreren kleineren Lieferungen erhalten sollen. Häufig betreffen Rahmenbestellungen nur einen einzigen Artikel mit vorgegebenen Lieferterminen. In einer Rahmenbestellung kann jede einzelne Lieferung als Bestellzeile eingerichtet werden, die dann bearbeitet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Rahmenbestellungen sowie unter Vorgehensweise: Umwandeln von Rahmenbestellungen in Einkaufsbestellungen.

Einkaufsbestellungen manuell erstellen

Sie erstellen Einkaufsbestellungen im Fenster Einkaufsbestellung. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Manuelles Erstellen von Einkaufsbestellungen.

Vorauszahlungen

Bei einer Vorauszahlung handelt es sich um eine Zahlung für eine Bestellung. Normalerweise muss die Zahlung getätigt werden, bevor die Bestellung bearbeitet wird. Dies geschieht häufig dann, wenn die Waren nach Kundenspezifikation hergestellt werden oder bar bezahlt werden müssen.

Nachdem eine Vorauszahlung für eine Einkaufsbestellung eingerichtet wurde, können Sie für den Betrag, der als Vorauszahlung auf den Einkauf gezahlt werden muss, eine Vorauszahlungsrechnung erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Definieren von Vorauszahlungsprozentsätzen sowie unter Vorgehensweise: Erstellen von Vorauszahlungsrechnungen.

Direktlieferungen

Eine Direktlieferung ist die Lieferung von einem oder mehreren Artikeln, von einem Ihrer Kreditoren an einen Ihrer Debitoren.

Wenn Sie Direktlieferungen erstellen, müssen Sie eine Einkaufsbestellung anlegen, die mit einem Verkaufsauftrag verknüpft ist. Die Einkaufsbestellung kann direkt oder indirekt erzeugt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einkaufsbestellungen für Direktlieferungen direkt erstellen sowie unter Vorgehensweise: Einkaufsbestellungen für Direktlieferungen indirekt erstellen.

Zwar werden die Einkaufs- und Verkaufstransaktionen der Direktlieferung als reguläre Bestellungen erfasst, die Artikel aus der Direktlieferung gehen jedoch nicht physisch in den Bestand ein.

Einkaufsbestellungen buchen

Wenn Sie alle Zeilen ausgefüllt und alle Daten der Bestellung eingegeben haben, können Sie sie buchen. Das bedeutet, dass Sie einen Wareneingang und eine Rechnung erzeugen. Die Felder Menge akt. Lieferung und Zu fakturieren in einer Bestellung enthalten die Mengen, die die Buchungsfunktion verarbeitet. Die Werte in diesen Feldern werden automatisch eingegeben, wenn die Menge im Feld Menge einer Bestellzeile eingegeben wird. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Buchen von Einkaufsbestellungen.

Teillieferungen

Falls notwendig, können die Mengen im Feld Menge akt. Lieferung vor der Buchung verringert werden, d. h. es findet eine Teillieferung der Bestellung statt.

Für eine Bestellung können so viele Eingänge erfolgen, wie notwendig sind, um die Bestellung zu erfüllen. Bei der Buchung der Teilbestellung enthält das Feld Bereits gelief. Menge den bereits gelieferten Teil der Bestellung. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Buchen von Teillieferungen.

Lieferung

Der Wareneingang stellt die erste Stufe des Arbeitsablaufs beim Lagereingang dar. Durch die freigegebene Einkaufsbestellung wird der Eingang der Waren im Lager angefordert. Sobald der Lagermitarbeiter die Lieferung gebucht hat, sind die Artikel Teil des verkäuflichen Lagerbestands. Sie stehen jedoch noch nicht für die Kommissionierung zur Verfügung. Wenn der Wareneingang gebucht wird, wird ein Einlagerungsbeleg erstellt, der eine Anweisung an Mitarbeiter ist, die angenommenen Waren vom Wareneingangsbereich in den Lagerbereich zu verschieben. Der Einlagerungsbeleg kann dann erfasst werden, und die Artikel sind für die Kommissionierung verfügbar.

Abhängig von der Einrichtung des Lagerorts an Ihrem Standort, erscheinen Wareneingang und Einlagerungsbelege in den Basis- oder den erweiterten Aktivitäten. Weitere Informationen finden Sie unter So wird's gemacht: Artikel mit Lagereinlagerungen einlagern sowie unter Vorgehensweise: Einlagern von Artikeln mit Lagereinlagerungen.

Stapelbuchen

Wenn Sie mehrere Einkaufsbelege buchen möchten, empfiehlt es sich, eine Stapelbuchung durchzuführen, anstatt die Belege einzeln zu buchen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Buchen von Einkaufsbestellungen, -rechnungen und -gutschriften mit einer Stapelverarbeitung.

Siehe auch