Der Verkaufsauftrag ist ein Eckpfeiler der Verkaufsverwaltungsfunktion. Generell kann über einen Auftrag sowohl eine physische Transaktion als auch eine Finanztransaktion erfasst werden. Verkaufsaufträge können aus Verkaufsangeboten und Rahmenaufträgen generiert oder manuell erstellt werden.

Verkaufsaufträge aus Anfragen und Rahmenaufträgen generieren

Ein Verkaufsangebot wird normalerweise als Auftragsentwurf erstellt, dem der Kunde die Preise, die Verkaufsbedingungen und eine Beschreibung der Artikel entnehmen kann. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, kann es in einen Verkaufsauftrag umgewandelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Verkaufsangebote erstellen sowie unter Vorgehensweise: Verkaufsangebote in Verkaufsaufträge umwandeln.

Ein Rahmenauftrag ist ein Gerüst für eine langfristige Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Kunden. Rahmenaufträge werden normalerweise erstellt, wenn ein Kunde sich zur Abnahme großer Mengen verpflichtet hat, die Sie in mehreren kleineren Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum liefern sollen.

In einem Rahmenauftrag kann jede einzelne Lieferung als Auftragszeile eingerichtet werden, die dann zum Zeitpunkt der Lieferung in einen Auftrag umgewandelt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Rahmenaufträge erstellen sowie unter Vorgehensweise: Rahmenaufträge in Verkaufsaufträge umwandeln.

Verkaufsaufträge manuell erstellen

Sie erstellen Verkaufsaufträge im Fenster Verkaufsauftrag. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Verkaufsaufträge manuell erstellen.

Vorauszahlungen

Bei einer Vorauszahlung handelt es sich um eine Zahlung für eine Bestellung. Normalerweise muss die Zahlung getätigt werden, bevor die Bestellung bearbeitet wird. Dies ist häufig dann der Fall, wenn der Kunde seine Rechnungen erst spät begleicht, wenn die Waren nach Kundenspezifikation hergestellt werden oder wenn die Waren bei einem Lieferanten bestellt werden, der Barzahlung verlangt.

Nachdem eine Vorauszahlung für einen Verkaufsauftrag eingerichtet wurde, können Sie für den Betrag, der als Vorauszahlung auf den Verkaufsauftrag gezahlt werden muss, eine Vorauszahlungsrechnung erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Definieren von Vorauszahlungsprozentsätzen sowie unter Vorgehensweise: Erstellen von Vorauszahlungsrechnungen.

Direktlieferungen

Eine Direktlieferung ist die Lieferung von einem oder mehreren Artikeln, von einem Ihrer Kreditoren an einen Ihrer Debitoren. Direktlieferungen sind relevant, wenn Sie die Auftragsabwicklung wie Lagerung und Lieferung vermeiden möchten, die Bestellung des Kunden aber dennoch ausführen und die Transaktion in die Berechnung der Herstellungskosten und in die Gewinnermittlung einbeziehen möchten.

Durch die dynamische Kostenberechnung wird der Lagerwert immer aktualisiert. Dies ist sehr wichtig, da die Artikel aus der Direktlieferung nicht physisch in den Bestand eingehen, selbst wenn die Einkaufs- und Verkaufstransaktionen der Direktlieferung als reguläre Bestellungen erfasst werden.

Direktlieferungen können in einem Verkaufsauftrag oder in Verbindung mit Bestellungen und dem Bestellvorschlag angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Direktlieferungen erstellen sowie unter Vorgehensweise: Verkaufsaufträge für Direktlieferungen erstellen.

Verkaufsauftragsplanung

Sie können das Fenster Verkaufsauftragsplanung verwenden, um Fertigungsaufträge erstellen, um die durch den Verkaufsauftrag repräsentierte Nachfrage zu beliefern. Weitere Informationen finden Sie unter So wird's gemacht: Fertigungsaufträge aus Verkaufsaufträgen erstellen.

Verkaufsaufträge buchen

Wenn Sie alle Zeilen ausgefüllt und alle Daten des Verkaufsauftrags eingegeben haben, können Sie ihn buchen. Das bedeutet, dass Sie einen Warenausgang und eine Rechnung erstellen. Die Felder Zu liefern und Zu fakturieren in eines Verkaufsauftrags enthalten die Mengen, die die Buchungsfunktion verarbeitet. Die Werte in diesen Feldern werden automatisch eingefüllt, wenn die Menge im Feld Menge einer Verkaufsauftragszeile eingegeben wird. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Verkaufsaufträge buchen.

Teillieferungen

Falls notwendig, können die Mengen im Feld Zu liefern vor der Buchung reduziert werden, d. h. es erfolgt eine Teillieferung des Auftrags. Damit eine Teillieferung gebucht werden kann, müssen Sie im Auftragskopf die Option Teillieferung im Feld Versandanweisung auswählen.

Für einen Auftrag können so viele Lieferungen erfolgen, wie notwendig sind, bis der Auftrag abgeschlossen ist. Bei der Buchung des Teilauftrags enthält das Feld Menge geliefert den bereits gelieferten Teil des Auftrags. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Teillieferungen verwenden.

Lieferung

Zum Abwickeln von ausgehenden Anforderungen muss der Verkaufsauftrag freigegeben werden, damit er für das Lagerpersonal sichtbar wird und der Lieferprozess eingeleitet werden kann. Der erste Schritt besteht darin, eine Übersicht über die Aufträge zu erhalten, die für die Lieferung freigegeben wurden. Dies kann entweder von der Warenausgangsübersicht oder dem Kommissioniervorschlag aus erfolgen, auf dem alle freigegebenen Lieferaufträge angezeigt werden. Zum Fortsetzen des Lieferprozesses müssen die Artikel kommissioniert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Vorbereiten von Lieferungen und So wird's gemacht: Artikel mit der Lagerkommissionierung kommissionieren sowie unter Vorgehensweise: Kommissionieren von Artikeln für den Warenausgang.

Stapelbuchen

Wenn Sie mehrere Verkaufsbelege buchen möchten, empfiehlt es sich, eine Stapelbuchung durchzuführen anstatt die Belege einzeln zu buchen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Buchen von Verkaufsbestellungen, -rechnungen und -gutschriften mit einer Stapelverarbeitung.

Siehe auch