Die generische Version von Microsoft Dynamics NAV unterstützt das Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den wichtigsten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Um beispielsweise eine Rechnung von einem Kreditor in Form eines elektronischen PEPPOL-Belegs zu erhalten, verarbeiten Sie den Beleg im Fenster Eingehende Dokumente, um diesen in eine Einkaufsrechnung oder Fibu Buch.-Blattzeile in Microsoft Dynamics NAV zu konvertieren.

Zusätzlich zur Empfangen von elektronischen Dokumenten direkt von Handelspartnern können Sie elektronische Belege von einem OCR-Dienst erhalten, der Ihre PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege umgewandelt hat. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Verwenden von OCR, um PDF und Bilddateien in elektronische Belege umzuwandeln.

Bevor Sie elektronische Belege durch den Belegaustauschdienst empfangen können, müssen Sie verschiedene Stammdaten (wie Firmendaten, Kreditoren, Artikel und Einheiten) einrichten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Elementen im Eingangsbeleg zu Feldern in Microsoft Dynamics NAV konvertiert werden. Der Import und die Datenkonvertierung von PEPPOL-Rechnungen erfolgen über das Datenaustauschframework, das durch die Datenaustauschdefinition PEPPOL - Rechnung dargestellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Einrichten des Senden und Empfangen von elektronischen Belegen. Darüber hinaus müssen Sie die vorkonfigurierte Serviceverbindung einrichten und aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Einrichten eine Belegaustauschdienstes.

Bevor Sie elektronische Belege vom OCR-Dienst empfangen können, müssen Sie die vorkonfigurierte Serviceverbindung einrichten und aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Einrichten eines OCR-Service.

Der Verkehr von elektronischen Belegen in und aus Microsoft Dynamics NAV wird durch die Funktion Aufgabenwarteschlange verwaltet. Bevor Sie elektronische Belege empfangen können, muss die betreffende Projektwarteschlange gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Aufgabenwarteschlangen einrichten.

Sie können die Konvertierung von elektronischen Belegen entweder manuell beginnen, wie in diesem Verfahren beschrieben, oder Sie können einen Workflow aktivieren, der elektronische Belege automatisch konvertiert, wenn sie eintreffen. Die generische Version von Microsoft Dynamics NAV enthält die Workflowvorlage Vom eingehenden elektronischen Beleg über OCR bis Einkaufsrechnung öffnen - Workflow, die in einen Workflow kopiert und aktiviert werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow.

Hinweis
Wenn Sie die aus dem OCR-Service erhalten elektronischen Belege in die Belege oder Buch.-Blattzeilen in Microsoft Dynamics NAV umwandeln, dann werden mehrere Zeilen im Herkunftsbeleg in einer Zeile summiert. Die einzelne Zeile hat den Typ "Sachkonto" und die Felder Beschreibung und Nr. (Sachkonto) sind leer. Der Wert im Feld Betrag entspricht dem Gesamtbetrag ohne MwSt. aller Zeilen im Herkunftsbeleg.

Um sicherzustellen, dass die Felder Beschreibung und Nr. ausgefüllt sind, können Sie die Schaltfläche Text zu Konto zuordnen im Fenster Eingehende Dokumente auswählen. Hiermit legen Sie fest, dass ein bestimmter Rechnungstext immer einem bestimmten Soll- oder Habenkonto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet wird. Dadurch wird das Feld Beschreibung in Belegen oder Buch.-Blattzeilen, die aus einem elektronischen Beleg für diesen Kreditor oder Debitor erstellt werden, mit dem entsprechenden Text ausgefüllt, und das Feld Nr. (Sachkonto) wird mit dem entsprechenden Konto ausgefüllt.

Anstelle der Zuordnung zu einem Sachkonto können Sie auch ein Bankkonto zuordnen. Dies ist beispielsweise für elektronische Belege für Ausgaben nützlich, die bereits bezahlt wurden, für die Sie jedoch eine Fibu Buch.-Blattzeile erstellen möchten, die auf ein Bankkonto buchen kann. Weitere Informationen und Beispiele finden Sie unter Zuordnung Text zu Konto.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Kreditorenrechnungen empfangen und in eine Einkaufsrechnung in Microsoft Dynamics NAV konvertieren können. Der Vorgang ist derselbe wie beim Konvertieren einer Kreditorenrechnung in eine Fibu Buch.-Blattzeile.

So empfangen Sie eine elektronische Rechnung und konvertieren sie in eine Einkaufsrechnung:

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie die Zeile für den Eingangsbeleg aus, der die neue eingehende elektronische Rechnung darstellt, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

    Im Fenster Eingehender Beleg wird die entsprechende XML-Datei angehängt, und die meisten Felder werden mit den Informationen aus der elektronischen Rechnung ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Eingangsbelegen.

  3. Wählen Sie im Feld Datenaustauschart die Option PEPPOL - Rechnung oder OCR - Rechnung aus, je nachdem, woher der elektronische Beleg stammt.

  4. Um Text in der Kreditorenrechnung einem bestimmten Sollkonto zuzuordnen, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Text zu Konto zuordnen, und füllen Sie dann das Fenster Zuordnung Text zu Konto aus. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnung Text zu Konto.

  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Beleg erstellen.

    Eine Einkaufsrechnung wird in Microsoft Dynamics NAV basierend auf den Daten im elektronischen Beleg erstellt.

    Überprüfungsfehler, die üblicherweise mit falschen oder fehlenden Stammdaten in Microsoft Dynamics NAV zusammenhängen, werden im Inforegister Fehlermeldungen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Behandeln von Fehlern beim Erhalt von elektronischen Belegen.

Tipp

Siehe auch