Mithilfe eines externen OCR-Dienstes (optische Zeichenerkennung) können Sie aus PDF- oder Bilddateien, die Sie von Ihren Handelspartnern erhalten, elektronische Belege erstellen, die Sie in Microsoft Dynamics NAV in Belegdatensätze konvertieren können. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung in PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten, können Sie diese über das Fenster Eingehende Dokumente zu einem OCR-Service senden. Dies wird im ersten Verfahren beschrieben.

Als Alternative zum Versenden der Datei vom Fenster Eingehende Dokumente können Sie die Datei per E-Mail zum OCR-Dienst senden. Wenn Sie dann den elektronischen Beleg zurückerhalten, wird automatisch ein damit zusammenhängener Datensatz zum eingehenden Beleg erstellt. Dies wird im zweiten Verfahren beschrieben.

Nach einigen Sekunden erhalten Sie die Datei vom OCR-Dienst als elektronische Rechnung zurück, die zu einer Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden kann. Dies wird im dritten Verfahren beschrieben.

Sie können entweder Eingangsbelegdateien manuell an den OCR-Dienst senden, wie in diesem Verfahren beschrieben, oder Sie können einen Workflow aktivieren, um diese automatisch zu versenden, wenn ein eingehendes Dokument mit einem PDF- oder Bilddateianhang erstellt wird. Die generische Version von Microsoft Dynamics NAV umfasst eine Workflowvorlage OCR-Workflow des eingehenden Belegs, von der bereits ein Workflow erstellt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow.

Da OCR mit einer optischen Zeichenerkennung arbeitet, ist es wahrscheinlich, dass der OCR-Dienst Zeichen in Ihrem PDF oder in Bilddateien (beispielsweise bei der ersten Verarbeitung der Dokumente eines bestimmten Kreditor) falsch erkennt. Er interpretiert möglicherweise nicht das Firmenlogo als Name des Kreditors oder interpretiert den Gesamtbetrag auf einer Quittung aufgrund des Layouts falsch. Um zu vermeiden, dass diese Fehler weitergeleitet werden, können Sie die Fehler in einer separaten Version des Fensters Eingehender Beleg korrigieren. Anschließend senden Sie die Korrekturen zum OCR-Dienst zurück, um ihn zu schulen, die bestimmten Zeichen richtig zu interpretieren, wenn er das nächste Mal eine PDF- oder Bilddatei für denselben Kreditor verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Schulen Sie den OCR-Dienst, um Fehler zu vermeiden.

Das elektronische Dokument, das von OCR erstellt wird, wird genau wie elektronische PEPPOL-Belege durch das Datenaustauschframework verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Hinweis
Der Dateiverkehr zum und vom OCR-Dienst wird von einen dedizierten Projektwarteschlangeneintrag verarbeitet, der automatisch erstellt wird, wenn Sie die damit zusammenhängende Dienstverbindung aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Einrichten eines OCR-Service.

So senden Sie eine PDF- oder eine Bilddatei an den OCR-Dienst vom Fenster "Eingangsbelege"

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Erstellen Sie einen neuen Datensatz für den Eingangsbeleg und fügen Sie die Datei an. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Eingangsbelegen.

  3. Wählen Sie im Fenster Eingehende Dokumente eine oder mehrere Zeilen aus, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe OCR die Option An Projektwarteschlange senden aus.

    Der Wert im Feld OCR-Status ändert sich zu Bereit für OCR. Die angefügte PDF- oder Bilddatei wird von der Projektwarteschlange gemäß dem Zeitplan zum OCR-Dienst gesendet, sofern keine Fehler vorliegen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung.

  4. Wählen Sie anderenfalls im Fenster Eingehende Dokumente eine oder mehrere Zeilen aus, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe OCR die Option An OCR-Dienst senden aus.

    Der Wert im Feld OCR-Status ändert sich zu Gesendet, sofern keine Fehler vorliegen.

So senden Sie eine PDF- oder Bilddatei per E-Mail zum OCR-Dienst

  • Senden Sie aus Ihrer E-Mail-Anwendung eine E-Mail an den OCR-Dienstanbieter und hängen Sie die PDF-Datei oder die Bilddatei an. Weitere Informationen zur entsprechenden E-Mail-Adresse finden Sie auf der Website des Anbieters.

    Da kein Eingangsbeleg-Datensatz für die Datei vorhanden ist, wird automatisch ein neuer Datensatz im Fenster Eingehende Dokumente erstellt, wenn Sie der resultierende elektronische Beleg vom OCR-Dienst erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Eingangsbelegen.

    Hinweis
    Wenn Sie an einem Tablet oder einem Telefon arbeiten, können Sie die Datei zum OCR-Dienst senden, sobald Sie ein Foto des Dokuments aufgenommen haben, oder Sie können einen Eingangsbeleg direkt erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen Sie Eingangsbelegdatensätze indem Sie ein Foto schießen.

So erhalten Sie ein elektronisches Dokument vom OCR-Service

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Um das elektronische Dokument aktiv aus dem OCR-Service abzurufen, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe OCR die Option OCR von Service empfangen.

  3. Alternativ warten Sie, bis einen neuen elektronischen Beleg vom OCR-Dienst über die Projektwarteschlange ankommt.

    Wenn der elektronische Beleg eingeht, werden verschiedene Felder im Eingehender Beleg-Fenster mit Informationen aus der Herkunftsdatei ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Sie können jetzt manuell oder automatisch Belegdatensätze in Microsoft Dynamics NAV erstellen. Sie können außerdem den neuen Eingangsbelegdatensatz mit vorhandenen gebuchten oder nicht gebuchten Belegen verknüpfen, sodass aus Microsoft Dynamics NAV einfach auf die Quelldatei zugegriffen werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Eingangsbelegen.

Hinweis
Wenn Sie beispielsweise eine Einkaufsrechnung aus einem elektronischen Beleg erstellen, das mit OCR erstellt wurde, dann enthält die Rechnung eine Zeile des Types "Sachkonto" mit einem leeren Feld Beschreibung. Der Wert im Feld Betrag entspricht dem Gesamtbetrag ohne MwSt. Um sicherzustellen, dass das Feld Beschreibung ausgefüllt ist, können Sie das Fenster Zuordnung Text zu Konto aus dem Eingehende Dokumente-Fenster öffnen, um zu definieren, dass ein bestimmter Rechnungstext immer einem bestimmten Sollkonto zugeordnet ist. Im Weiteren wird das Feld Beschreibung in Belegzeilen aus einem elektronischen Dokumenten für diesen Kreditor mit dem fraglichen Text ausgefüllt. So ist jede Rechnung für die Buchung bereit. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Tipp

Siehe auch