Sie können den Genehmigungsprozesses für neuen oder geänderten Datensätze, z. B. Dokumente, Buch.-Blattzeilen und Debitorenkarten automatisieren, indem Sie Workflows mit Schritten für die entsprechenden Genehmigungen erstellen. Bevor Sie Genehmigungsworkflows erstellen, müssen Sie einen Genehmiger und einen Stellvertreter für jeden Genehmigungsbenutzer einrichten. Sie können außerdem Grenzbeträge für die Genehmiger festlegen, um zu definieren, für welche Verkaufs- und Einkaufsdatensätze sie für eine Genehmigung qualifiziert sind. Genehmigungsanforderungen und andere Benachrichtigungen können als E-Mail oder interne Notiz gesendet werden. Für jede Genehmigungsbenutzereinrichtung können Sie angeben wann dieser Benachrichtigungen erhält.
Sie können Workflows einrichten und verwenden, die Geschäftsprozessaufgaben von verschiedenen Benutzern verbinden. Systemaufgaben, wie automatische Buchung, können als Schritte in Workflows berücksichtigt werden, vor oder nach Benutzeraufgaben. Die Anforderung oder Bewilligung von Genehmigungen zum Erstellen neuer Datensätze sind typische Workflowschritte. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow.
Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise
In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:
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Einrichtung der Genehmigungsbenutzer (einschließlich Einrichten eines Benutzers in Windows und in Microsoft Dynamics NAV).
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Benachrichtigungen für Genehmigungsbenutzer einrichten.
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Den Genehmigungsworkflow ändern und aktivierend.
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Die Aufgabenwarteschlange zur Verteilung von Benachrichtigungen starten.
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Die Genehmigung einer Einkaufsbestellung als Christine.
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Empfangen einer Benachrichtigung und Genehmigung als Stephan.
Voraussetzungen
Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten folgende Voraussetzungen:
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Microsoft Dynamics NAV installiert mit Demodatenbank "CRONUS AG". Weitere Informationen finden Sie unter Demo Option.
Hintergrund
Stephan ist ein Superuser bei CRONUS AG. Er wurde aufgefordert, einen Genehmigungsworkflow einzurichten, um den Prozess der Genehmigung von Einkaufsbestellungen zu automatisieren. Er entscheidet, den Genehmigungworkflow zunächst auf einem einzelnen Computer zu testen, bevor er ihn für die Mitarbeiter des Unternehmens einrichtet. Er kann einfach einen Workflow für zwei Benutzer testen, indem er sich an seinem Computer in Microsoft Dynamics NAV anmeldet.
Er erstellt zwei Genehmigungsbenutzer. Der eine ist Christine, die einen Einkäufer darstellt. Der andere ist er selbst. Er ist der Genehmiger für Christine. Stephan gibt sich selbst unbegrenzten Rechte zur Genehmigung und legt fest, dass er Benachrichtigungen über eine interne Notiz bei einem entsprechendes Ereignis erhält. Als letztes erstellt erstellt Stephan den erforderlichen Genehmigungsworkflow als Kopie der vorhandenen Workflow-Vorlage "Workflow Einkaufsbestellungsgenehmigung". Er übernimmt alle Ereignisbedingungen unverändert und aktiviert dann den Workflow.
Um den Genehmigungsworkflow zu testen, meldet sich Stephan in Microsoft Dynamics NAV als Christine an, und fordert dann die Genehmigung einer Einkaufsbestellung an. Dann meldet sich Stephan als er selbst an, sieht die Notiz in seinem Rollencenter, folgt der Verknüpfung zur Genehmigungsanforderung für die Einkaufsbestellung, und genehmigt die Anforderung.
Einrichten der Beispieldaten
Sie müssen einen neuen Benutzer auf dem lokalen Computer und in Microsoft Dynamics NAV erstellen, der Christine darstellt. Diesen Benutzer verwenden Sie später als Genehmigungsbenutzer. Ihr eigenes Benutzerkonto stellt Stephan dar.
So fügen Sie Christine als Benutzer auf dem lokalen Computer hinzu
Wählen Sie Start. Dann geben Sie im Feld Programme/Dateien durchsuchen den Text Lokale Benutzer und Gruppen bearbeiten ein, und wählen anschließend den zugehörigen Link aus.
Öffnen Sie den Ordner Benutzer.
Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen die Option Neuer Benutzer aus.
Geben Sie im Feld Benutzername den Text "Christine" ein.
Geben Sie in den Feldern Kennwort und Kennwort bestätigen ein gültiges Kennwort ein.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern.
Schließen Sie das Lokale Benutzer und Gruppen-Fenster.
So fügen Sie Christine als Benutzer in Microsoft Dynamics NAV hinzu
Geben Sie im Feld SuchenBenutzer ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Klicken Sie im Fenster Benutzer auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neu.
Geben Sie im Feld Benutzername im Benutzerkarte-Fenster Christine ein.
Klicken Sie im Feld Windows-Benutzername auf die Schaltfläche AssistEdit.
Geben Sie im Fels Auszuwählenden Objektnamen eingeben im Fenster Benutzer oder Gruppen auswählen "Christine" ein und wählen Sie dann die Schaltfläche Namen prüfen aus.
Wenn [COMPUTERNAMW]\ Christine im Feld erscheint, wählen Sie die Schaltfläche OK.
Geben Sie auf dem Benutzerberechtigungssätze Inforegister im Feld Berechtigungssätze die Option SUPER aus.
Wählen Sie im Feld Mandant die Option CRONUS AG.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Einrichten von Genehmigungsbenutzern
Nutzen Sie den soeben erstellten Windows-Benutzer, um Christine als Genehmigungsbenutzer einzurichten, dessen Genehmiger Sie selbst sind. Richten Sie Ihre Genehmigungsrechte ein, und geben Sie an, wie und wann Sie über Genehmigungsanforderungen benachrichtigt werden.
So richten Sie sich selbst und Christine als Genehmigungsbenutzer ein
Geben Sie im Feld Suchen die Option Genehmigungsbenutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Klicken Sie im Fenster Genehmigungsbenutzereinrichtung auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neu.
Hinweis Sie müssen einen Genehmiger einrichten, bevor Sie Benutzer einrichten können, die die Genehmigung dieses Genehmigers benötigen. Sie müssen sich selbst Einrichten, bevor Sie Christine einrichten. Richten Sie zwei Genehmigungsbenutzer ein, indem Sie die Felder aus der folgenden Tabelle ausfüllen.
Benutzer-ID Genehmiger-ID Unbegrenzte Einkaufsgenehmigung [COMPUTERNAME]\[SIE]
Ausgewählt
[COMPUTERNAME]\Christine
[COMPUTERNAME]\[SIE]
Einrichten von Benachrichtigungen
Geben Sie an, wie und wann Sie über Genehmigungsanforderungen benachrichtigt werden.
So legen Sie fest, wie und wann Sie benachrichtigt werden
Im Fenster Genehmigungsbenutzereinrichtung wählen Sie die Zeile für sich aus, und wählen Sie anschließend auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Benachrichtigungseinrichtung aus.
Im Fenster Benachrichtigungseinrichtung geben Sie im Feld BenachrichtigungstypGenehmigung ein.
Wählen Sie das Feld Benachrichtigungsvorlagencode, und wählen Sie dann die Schaltfläche Erweitert aus.
Wählen Sie im Fenster Benachrichtigungsvorlagen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Liste bearbeiten aus.
Geben Sie in der Zeile für die Genehmigungsvorlage im Benachrichtigungsmethode-Feld Notiz ein.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Wählen Sie im Fenster Benachrichtigungseinrichtung auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Benachrichtungsplan aus.
Wählen Sie im Benachrichtigungsplan-Fenster im Feld Vorkommen die Option Sofort aus.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Erstellen des Genehmigungsworkflows
Erstellen Sie den Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflow, indem Sie die Schritte aus der Vorlage Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflow kopieren. Lassen Sie die vorhandenen Workflowschritte unverändert, und aktivieren Sie dann den Workflow.
So erstellen und aktivieren Sie einen Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflow
Geben Sie im Feld Suchen den Begriff Workflows ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Wählen Sie im Fenster Workflows auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Workflow aus Vorlage erstellen aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Workflow aus Vorlage erstellen aus. Das Fenster Benachrichtigungsvorlagen wird geöffnet.
Wählen Sie die Zeile für die Workflow-Vorlage "Einkaufsbestellung-Genehmigungsworkflow" aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.
Das Fenster Workflow wird für einen neuen Workflow geöffnet, der alle Informationen der ausgewählten Vorlage enthält. Der Wert im Feld Code wird mit "-01 " erweitert. Dies zeigt an, dass dies der erste Workflow ist, der von der Einkaufsbestellungs-Freigabe-Workflow-Workflow-Vorlage erstellt wurde.
Aktivieren Sie im Kopfbereich des Workflow-Fensters das Aktiviert-Kontrollkästchen.
Starten einer Aufgabenwarteschlange für Benachrichtungen
Stellen Sie sicher, dass die Aufgabenwarteschlange in Ihrer Installation so eingerichtet wurde, dass Workflowbenachrichtigungen verarbeitet werden.
So starten Sie die Aufgabenwarteschlange für Benachrichtungen
Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Aufgabenwarteschlangen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Im Fenster Aufgabenwarteschlangen wählen Sie die Zeile für die Aufgabenwarteschlange BENACHR. aus, und wählen anschließend auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Aufgabenwarteschlange starten aus.
Nutzung des Genehmigungsworkflows
Verwenden Sie den Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflos, indem Sie sich in Microsoft Dynamics NAV als Christine anmelden (um die Genehmigung einer Einkaufsbestellung anzufordern). Dann melden Sie sich als sie selbst an, rufen die Notiz im Rollencenter auf, folgen der Verknüpfung zur Genehmigungsanforderung, und genehmigen die Genehmigungsanforderung.
Um sich in Microsoft Dynamics NAV als anderer Benutzer anzumelden nutzen Sie die Funktion Als anderer Benutzern ausführen.
So melden Sie sich in Microsoft Dynamics NAV als Christine an
Um Microsoft Dynamics NAV Webclient zu starten klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste mit rechts auf das Symbol zum Starten des Browsers oder die Verknüpfung zur Webseite. Wählen Sie dann Als anderer Benutzer ausführen aus.
Um zu starten klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste mit rechts auf das Symbol für das Programm. Wählen Sie dann Als anderer Benutzer ausführen aus.
In Windows-Sicherheit-Fenster geben Sie [COMPUTERNAME]\ Christine und das erforderliche Kennwort ein.
So genehmigen Sie eine Einkaufsbestellung als Christine
Geben Sie im Feld SuchenBestellungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Wählen Sie die Zeile zum öffnen der Einkaufsbestellung 104001 aus. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.
Wählen Sie im Fenster Einkaufsbestellung auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Genehmigung die Genehmigungsanforderung senden-Option aus.
Beachten Sie, dass sich der Wert im Feld Status zu Genehmigung ausstehend ändert.
Schließen Sie Microsoft Dynamics NAV.
So genehmigen Sie die Einkaufsbestellung als Stephan
Öffnen Sie ganz normal Microsoft Dynamics NAV. Die Anwendung wird mit Ihnen als Benutzer geöffnet.
Suchen Sie im Rollencenter in Fenster Meine Benachrichtigungen nach einer neuen Notiz von Christine.
Hinweis Obwohl die Benachrichtigungswiederholung auf Sofort definiert ist, kommt die Notiz erst ungefähr eine Minute nachdem Christine sie gesendet hat an. Dieses liegt an der Standard-Wiederholungsfrequenz der Aufgabenwarteschlange. Wenn die Notiz im Fenster Meine Benachrichtigungen erscheint, wählen Sie den Wert Genehmigungseintrag: XX, XX Wert im Feld Seite aus. Das Zu genehmigende Anforderungen-Fenster wird geöffnet und Christines Anforderung für die Einkaufsbestellung wird hervorgehoben.
Wählen Sie im Fenster Zu genehmigende Anforderungen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Genehmigen aus.
Der Wert im Feld Status auf von Christines Einkaufsbestellung ändert sich zu Freigegeben.
Sie haben jetzt einen einfachen Genehmigungsworkflow auf Grundlage die ersten beiden Schritte der Workflow-Vorlage Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflow eingerichtet und getestet. Sie können diesen Workflow sehr einfach erweitern, um Christines Einkaufsbestellung automatisch zu buchen, wenn Stephan sie genehmigt. Hierzu müssen Sie den Workflow "Workflow Einkaufsrechnung" aktivieren. In diesem wird eine genehmigte Einkaufsrechnung gebucht. Zuerst müssen Sie die Ereignisbedingung im ersten Workflowschritt aus (Einkauf ) Rechnung zu Auftrag ändern.
Die Basisversion von Microsoft Dynamics NAV umfasst mehrere Workflowvorlagen für Szenarien, die durch den Anwendungscode unterstützt werden. Die meisten dieser Worflowvorlagen sind Genehmigungsworkflows. Weitere Informationen finden Sie unter Workflowvorlagen.
Sie definieren Workflowsvariationen, indem Sie die Felder in den Workflowzeilen über vordefinierte vom Anwendungscode unterstützten Listen mit Ereignissen und Reaktionen ausfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter So wird's gemacht: Erstellen von Workflows.
Wenn ein Szenario ein Workflowereignis oder -antwort benötigt, die nicht unterstützt wird, muss ein Microsoft-Partner diese implementieren, indem er den Anwendungscode anpasst. Weitere Informationen finden Sie unter How to: Implement New Workflow Elements in Application Code.