, geben Debit&oren && Verkauf Einr. ein und wählen dann den zugehörigen Link aus. Vorauszahlungen sind Zahlungen, die vor der finalen Fakturierung fakturiert und auf einen Vorauszahlungsauftrag (Einkauf oder Verkauf) gebucht werden. Sie können z. B. eine Anzahlung vor der Auftragsfertigung von Artikeln oder eine Zahlung vor der Lieferung an einen Kunden verlangen. Mithilfe der Vorauszahlungsfunktion von Dynamics NAV können Sie Anzahlungen von Kunden fakturieren und einfordern oder Anzahlungen an Kreditoren leisten. Somit können Sie sicherstellen, dass alle Zahlungen mit einer Rechnung ausgeglichen werden.
Die Vorauszahlungsanforderungen können für einen Debitor, einen Kreditor, für alle Artikel oder für ausgewählte Artikel definiert werden. Nach dem Festlegen der erforderlichen Einstellungen können Vorauszahlungsrechnungen für den berechneten Vorauszahlungsbetrag auf der Grundlage von Aufträgen und Bestellungen generiert werden. Die Standardbeträge auf der Rechnung können Sie je nach Anforderung ändern. Sie haben zum Beispiel auch die Möglichkeit zum Senden weiterer Vorauszahlungsrechnungen, für den Fall, dass dem Auftrag weitere Artikel hinzugefügt wurden.
In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Szenarios behandelt:
Diese exemplarische Vorgehensweise umfasst Aufgaben für folgende Rollen:
Heike ist eine Kundenbetreuerin. In dieser wird festgelegt, welche Debitoren eine Anzahlung leisten müssen, bevor Artikel hergestellt oder geliefert werden. Heike hat Dynamics NAV eingerichtet, um Vorauszahlungen automatisch zu berechnen.
Marta ist eine Verkaufsauftragsbearbeiterin. Wenn ein Kunde eine telefonische Bestellung tätigt, gibt sie die Auftragsdaten in das System ein, während sie mit dem Kunden telefoniert. Auf diese Weise lassen sich Preise und Zahlungsbedingungen sofort absprechen, und sie hat die Möglichkeit, den Auftrag noch während des Gesprächs mit dem Kunden anzupassen.
Peter arbeitet in der Debitorenabteilung, wo er Rechnungen und Zahlungen bucht.
In diesem Szenario richtet Heike basierend auf der Kreditgeschichte Vorauszahlungsanforderungen für den Kunden Blütenhaus GmbH ein. Sie informiert Martha, wie Aufträge dieses Kunden gehandhabt werden sollen.
Wenn der Kunde anruft, verhandelt Martha mit ihm, bis sie eine Vereinbarung erreichen. Sie kann dann wählen, die Vorauszahlung auf mehrere unterschiedliche Arten zu berechnen.
Nachdem Martha die Vorauszahlungsrechnung gesendet hat, bestellt der Kunde einen weiteren Artikel. Martha aktualisiert den Auftrag und erstellt eine zweite Vorauszahlungsrechnung.
Peter erfasst die Zahlung des Kunden und gleicht sie mit den Rechnungen aus. Anschließend sendet er die endgültige Rechnung.
Die Kundenbetreuerin Heike richtet das System zur Verarbeitung von Vorauszahlungen für Kunden ein.
In den folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie Heikes Aufgaben ausführen:
, geben Debit&oren && Verkauf Einr. ein und wählen dann den zugehörigen Link aus. Aktivieren Sie im Fenster Debitoren & Verkauf Einr. auf dem Inforegister Allgemein die Option Vorauszahlung beim Buchen prüfen.
Jetzt können Sie einen Auftrag mit nicht bezahltem Vorauszahlungsbetrag nicht liefern oder in Rechnung stellen.
Heike legt standardmäßig fest, dass für den Kunden 20000 eine Anzahlung in Höhe von 30 % für alle Aufträge fakturiert werden muss. Daher gibt sie einen Standardvorauszahlungsprozentsatz in der Debitorenkarte ein.
Heike legt fest, dass für alle Kunden eine Anzahlung in Höhe von 20 % für den Artikel 1100 fakturiert werden muss. Debitor 20000 verfügt über eine schlechte Zahlungsvergangenheit Daher verlangt sie vom Kunden 20000 eine Vorauszahlung von 40 % für die Artikel 1100. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Sie standardmäßige Vorauszahlungsprozentsätze einrichten.
und geben Kunden ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. aus und geben Sie Artikel ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. Füllen Sie im Fenster Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze zwei Zeilen wie folgt aus.
| Verkaufsart | Verkaufscode | Artikelnr. | Vorauszahlung % |
|---|---|---|---|
| Debitor | 20000 | 1100 | 40 |
| Alle Debitoren | 1100 | 20 |
Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region müssen Sie einen Steuergruppencode in dem Inforegister Fakturierung für Artikel ebenfalls angeben 1000 und 1100 angeben.
Schließen Sie alle Fenster.
, geben Buchungsmatrix Einrichtung ein und wählen dann den zugehörigen Link aus. Im folgenden Szenario erstellt Susan aus der Auftragsabwicklung einen Auftrag, während sie mit einem Kunden spricht. Die Artikel, die der Kunde bestellt, erfordern eine Vorauszahlung, und der Kunde hat in der Vergangenheit einige Male zu spät gezahlt. Daher wurde Martha angewiesen, einen festen Betrag von 2.000 als Vorauszahlung auf dem Auftrag zu benötigen.
Der Kunde fragt an, 35 % bezahlen zu dürfen; dem kann Martha zustimmen. Daher ändert sie den Auftrag.
Martha erstellt die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Kunden.
, geben Verkaufsaufträge ein und wählen dann den zugehörigen Link aus. Füllen Sie zwei Verkaufszeilen mit den folgenden Informationen aus.
| Typ | Nr. | Menge |
|---|---|---|
| Artikel | 1000 | 1 |
| Artikel | 1100 | 1 |
Die Vorauszahlungsfelder in der Verkaufszeile sind standardmäßig ausgeblendet und müssen daher angezeigt werden.
Vergewissern Sie sich, dass das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1000 den Wert 30 enthält. Der Standardwert wurde aus dem Verkaufskopf von der Kundenkarte übernommen.
Das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1100 enthält 40. Dies ist der Prozentsatz, den Sie im Fenster Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze für den Artikel 1100 und den Kunden 20000 eingegeben haben.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Vorauszahlungen.
Im Inforegister Vorauszahlung enthält das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. den Wert 1.560. Wenn Sie jetzt eine Vorauszahlungsrechnung für den Auftrag erstellen, wird dieser Betrag in der Rechnung angezeigt.
In diesem Szenario wurde Martha angewiesen, eine Gesamtvorauszahlung in Höhe von 2000 für den Auftrag vorzuschlagen.
Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region trifft der nächste Schritt möglicherweise nicht zu.
Überprüfen Sie das Feld Vorauszahlung % in den Verkaufszeilen. Der Wert wurde neu berechnet und lautet nun 40.81625.
Die erneute Berechnung beinhaltet alle Zeilen mit einem Vorauszahlungsprozentsatz größer 0.
Jetzt fragt der Kunde, ob der Vorauszahlungsprozentsatz auf 35 % festgelegt werden kann. Da Marthas Vorgesetzter genehmigt die Änderung.
Erweitern Sie im Fenster Verkaufsauftrag das Inforegister Vorauszahlung und geben 35 ein.
Nachdem sie die korrekten Vorauszahlungswerte im Auftrag eingegeben hat, erstellt Martha die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Kunden.
Martha wählt Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken und sendet die Rechnung an den Kunden.
Am folgenden Tag, ruft der Kunde Martha an, und nimmt Änderungen am Auftrag vor. Der Kunde möchte zwei Exemplare des Artikels 1100. Martha öffnet und aktualisiert die Bestellung, und dann erstellt sie eine zweite Vorauszahlungsrechnung auf dem Auftrag und sendet sie an den Kunden.
Geben Sie in der Zeile für den Artikel 1100 im Feld Menge den Wert 2 ein.
Rollen Sie, um die Vorauszahlungsfelder anzuzeigen. Das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne. MwSt. enthält jetzt 630, und das Feld Fakt. Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt. enthält 315. Dieses bedeutet, dass ein zusätzlicher Vorauszahlungsbetrag vorhanden ist, der noch nicht fakturiert wurde.
Der Kunde bezahlt den Vorauszahlungsbetrag und Peter, der in der Debitorenabteilung arbeitet, registriert die Zahlung und gleicht sie mit den Vorauszahlungsrechnungen aus.
und geben die Barbeleg-Buchblatt ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. Füllen Sie ein Buchhaltungsprotokoll mit den folgenden Informationen aus.
| Name des Felds | Eingabe |
|---|---|
| Belegart | Zahlung |
| Kontoart | Debitor |
| Kontonummer | 20000 |
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Das Betragsfeld enthält jetzt die Summe der beiden Vorauszahlungsrechnungen.
Buchen Sie die Buch.-Blattzeile.
Peter wurde darüber informiert, dass die Artikel im Auftrag geliefert wurden und der Auftrag fakturiert werden kann. Peter erstellt die Rechnung für den Auftrag.
Normalerweise wurde die Lieferung bereits von der Versandabteilung gebucht.
Peter kann die Historie anzeigen, um sicherzustellen, dass die Verkaufsrechnung wie beabsichtigt erstellt wurde.
und geben Gebuchte Verkaufsrechnung ein und wählen den zugehörenden Link aus. In dieser Demonstration wurde beschrieben, wie Sie Dynamics NAV zur Verarbeitung von Vorauszahlungen einrichten. Das Einrichten von standardmäßigen Vorauszahlungsprozentsätzen für Kunden und Artikel wurde erläutert, und Sie haben erfahren, dass zum Berechnen der Vorauszahlungen für einen Auftrag verschiedene Methoden zur Auswahl stehen. Sie haben versucht, dem Auftrag einen Gesamtvorauszahlungsbetrag zuzuweisen, und haben den Vorauszahlungsbetrag vom Programm als Prozentsatz des gesamten Auftrags berechnen lassen.
Zudem wurden das Buchen einer Vorauszahlungsrechnung, Erstellen einer zweiten Vorauszahlungsrechnung bei einer Änderung des Auftrags und das Buchen der endgültigen Rechnung für den Restbetrag erläutert.
Die Vorauszahlungsfunktion in Dynamics NAV erleichtert das Einrichten und Anwenden von Vorauszahlungsregeln für Kunden und Artikel und ermöglicht es Ihnen, jede Zahlung für eine Rechnung zu buchen.
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Exemplarische Vorgehensweisen für Geschäftsprozesse
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